§1 – Foreningens navn
Foreningens navn er Birkespil – Birkerøds figurspils-, brætspils- og rollespilsforening
Foreningen er stiftet 04/06/2022
§2 – Hjemsted
Stk. 1 – Foreningen er hjemmehørende i Rudersdal kommune
§3 – Formål
Foreningens formål er at være en social forening og give interesserede figur- bræt- og rollespillere mulighed for at møde andre med samme interesser til hyggeligt samvær samt, gennem aktiviteter, at fremme medlemmernes glæde og interesse for deres hobby.
Ydermere at fordre nye og fremme eksisterende relationer mellem spilinteresserede, samt udbrede kendskabet til Figur- bræt- og rollespil.
Foruden ovenstående se foreningens værdigrundlag.
§4 – Medlemskab
Stk. 1 – Generalforsamlingen kan fastsætte optagelseskrav for optagelse i foreningen.
Stk. 2 – Optagelse af børn under 18 år som medlemmer af foreningen kræver samtykke af forældre eller værge.
Stk. 3 – Generalforsamlingen kan give og fratage æresmedlemskab
Stk. 4 – Et medlem, der er i kontingentrestance til foreningen, kan udelukkes fra foreningens aktiviteter.
stk. 5 – Generalforsamlingen eller bestyrelsen kan ekskludere et medlem, hvis medlemmet ikke overholder medlemsbetingelserne. Eksklusionen er gyldig, hvis mindst 2/3 af de tilstedeværende på generalforsamlingen eller i bestyrelsen kan stemme for eksklusionen. Et ekskluderet medlem skal have mulighed for at tale sin sag på den nærmest følgende generalforsamling.
stk. 6 – Medlemskab er først gældende fra første betaling.
§5 – Kontingent
Stk. 1 – halvårligt første hverdag i februar og august med en betalingsfrist på 30 dage. Der tilstræbes der sendes en opkrævnings påmindelse inden 1. første hverdag i februar og august.
Stk. 1.2 Kontingentet for nye medlemmer skal betales senest 30 dage efter indmelding og modtagelse af betalingsoplysninger.
Stk. 2 – Æresmedlemmer er kontingentfri.
Stk. 3 – Kontingentets størrelse fastsættes af bestyrelsen inden for de rammer, som beskrevet i §5 stk. 4.
Stk. 4 – Kontingentets størrelse fastsættes af generalforsamlingen.
§6 – Generalforsamlingen
Stk. 1 – Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Stk. 2 – Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af marts måned.
Stk. 3 – Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når et flertal af bestyrelsen finder det påkrævet, eller når mindst halvdelen af medlemmerne sender skriftlig begæring herom til bestyrelsen vedlagt en dagsorden. Dagsordenen til den ekstraordinære generalforsamling skal stadig indeholde §6 stk. 4 pkt. 1, 2, 5 og 9.
Stk. 4 – Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter, som alle skal godkendes af generalforsamlingen:
- Valg af dirigent
- Valg af referent
- Valg af stemmetællere
- Formandens beretning
- Fremlæggelse af det reviderede regnskab, samt budget for kommende år
- Indkomne forslag
- Valg af følgende:
- Formand i lige år
- Næstformand i ulige år
- Alment bestyrelsesmedlem 1 i lige år
- Alment bestyrelsesmedlem 2 i ulige år
- Kasserer i ulige år
- Valg af revisor hvert år
- Valg af suppleanter hvert år
- Valg af revisorsuppleant hvert år
- Eventuelt
Stk. 5 – Generalforsamlingen indkaldes med mindst 14 dages varsel enten ved skriftlig meddelelse til medlemmerne eller ved opslag på foreningens gældende kommunikationsplatforme.
Stk. 6 – Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset det fremmødte antal medlemmer.
På generalforsamlingen afgøres sagerne ved almindeligt stemmeflertal, dog kræves til
ændring af vedtægter i henhold til §7. Afstemningsmetode bliver bestemt af bestyrelsen, dog
skal skriftlig afstemning finde sted, når ønske herom fremsættes af mindst et medlem.
Stk. 7 – Alle betalende medlemmer har stemmeret, dog tilfalder stemmeretten for medlemmer under 16 år, deres forældre eller værge.
Stk. 8 – Der føres referat over vedtagne beslutninger. Denne underskrives af generalforsamlingens dirigent og er bevis for, hvad der er vedtaget.
Stk. 9 – Bestyrelsesmedlemmer, der er på valg, skal tilkende deres intention ang. genopstilling.
7§ Vedtægtsændringer
Stk. 1 – Ændringer af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når der opnås flertal blandt de fremmødte.
Stk. 2 – Opnås flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig skal bestyrelsen inden 3 uger med sædvanligt varsel indkalde en ny generalforsamling. Hvis også 2/3 af de på denne generalforsamling afgivne stemmer er for forslaget, er dette vedtaget uanset hvilket antal medlemmer, der er til stede.
§8 – Medlemsforpligtelser
Stk. 1 – Ethvert medlem er forpligtet til at overholde de for foreningen til enhver tid gældende vedtægter og skal desuden under udøvelsen af sine aktiviteter i foreningen udvise sømmelig og tilbørlig opførsel.
Medlemmerne skal desuden efterkomme henstillinger fra bestyrelsen og overholde ordensreglerne for både lokation, og i henhold til gældende lovgivning.
Stk. 2 – Såfremt der opstår uoverensstemmelse mellem medlemmerne indbyrdes, kan disse indbringes for bestyrelsen, som har den endelige afgørelse. Uoverensstemmelse med bestyrelsen skal forelægges bestyrelsen og disse er forpligtiget til at have punktet på dagsordenen for først kommende generalforsamling, hvor generalforsamlingen træffer den endelig afgørelse.
Stk. 3 – Såfremt et medlem overtræder sine forpligtelser iflg. §8 Stk. 1 kan forholdet indbringes for bestyrelsen, som afgør sagen. Bestyrelsen kan udelukke et medlem for en kortere eller længere periode.
Stk. 4 – Bestyrelsen, voksne som har ansvar for børn under 15 år (aktivitetsansvarlige, dungeon masters mv.), samt alle medlemmer, der ønsker at afholde arrangementer i foreningsregi, skal have indhentet børneattest. Dette SKAL ske før medlemmet kan udøve nogen form for ansvarshavende aktivitet i foreningens regi.
§9 Bestyrelsen
Stk. 1 – Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. De vedtagne beslutninger og handlinger forpligter foreningen i henhold til vedtægterne. Formanden har tegningsretten for foreningen.
Stk. 2 – Bestyrelsesposter kan besiddes af alle medlemmer som er fyldt 16.
Stk. 3 – Bestyrelsen består af følgende: Formand, Næstformand, Kasserer og op til 3 almene bestyrelsesmedlemmer hvis posterne kan besættes.
Hvor det ene medlem er på valg i u-lige år. Og de to andre i lige år hvis alle 3 pladser besættes.
Stk. 4 – Generalforsamlingen kan også udnævne to suppleanter hvis den finder det nødvendigt.
Stk. 5 – Bestyrelsen udfærdiger forretningsordenen for foreningen. (se denne for yderligere om bestyrelsen).
Stk. 6 – Bestyrelsesmedlemmerne har tavshedspligt angående personsager.
Stk. 7 – Bestyrelsen er beslutningsdygtig, selv om den ikke er fuldtallig. Dog skal minimum halvdelen af bestyrelsen, rundet op, stemme for forslaget.
Stk. 8. Bestyrelsesarbejdet er frivilligt og honoreres ikke.
Stk. 9. Bestyrelsesmedlemmer har vederlagsfrit medlemskab af foreningen i den periode, de er valgt til bestyrelsen.
Stk. 10. Udgifter til transport og forplejning i forbindelse med bestyrelsesmøder med fysisk fremmøde, betales af foreningen.
§10 Kapital
Det påhviler bestyrelsen at skaffe den til foreningens drift nødvendige kapital, dels gennem kontingent fra medlemmerne, dels gennem kommunal støtte og eventuel sponsorstøtte. Foreningen forpligtiger sig til kun at benytte kapital den allerede besidder.
§11 Regnskab
Stk. 1. Regnskabsåret følger kalenderåret. Kassereren udarbejder en gang årligt et drifts- og statusregnskab på baggrund af den daglige bogføring. Inden fremlæggelse på generalforsamlingen skal regnskabet revideres af revisor. Revisor har til enhver tid adgang til alle relevante oplysninger, herunder medlemskartotek, daglig bogføring og beholdninger.
Stk. 2 – Det reviderede regnskab, underskrevet af kassereren og formanden, samt forsynet med revisors påtegning, fremlægges til godkendelse på foreningens ordinære generalforsamling.
12§ – Udmeldelse og eksklusion
(Se gældende forretningsorden)
§13 Opløsning
Stk. 1a – Opløsning af foreningen kan kun ske efter en beslutning herom på 2 på hinanden følgende særligt indkaldte ekstraordinære generalforsamlinger. Disse to forsamlinger skal finde sted med mindst 1 uges mellemrum.
Stk. 1b – Til dennes beslutningsdygtighed kræves, at mindst ½ af bestyrelsen er til stede, og til forslaget vedtagelse kræves, at mindst ½ af de afgivende stemmer er for forslaget.
Stk. 2 – På generalforsamlingen besluttes desuden hvorledes der skal forholdes med foreningens aktiver og passiver. Dette kan afgøres ved almindeligt stemmeflertal.
Stk. 3 – I tilfælde af opløsning skal den formue, der er i behold, anvendes til støtte af en almennyttig forening i hjemstavnskommunen eller foreninger i Danmark med tilsvarende formål.