Forretningsorden  

Regler for afvikling af bestyrelsesmøder  

§1.

Stk. 1 – Bestyrelsen afholder møde minimum 1 gang hvert kalenderår inden d. 15. februar.

Stk. 2 – Bestyrelsesmøder indkaldes ellers når formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer ønsker det.

Stk. 3 – På bestyrelsesmøderne afgøres sager ved almindeligt flertal. I tilfælde af  stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Stk. 4 – Bestyrelsen er i alle tilfælde ansvarlig overfor generalforsamlingen.

Stk. 5 – Der føres referat over bestyrelsesmøderne, som godkendes af bestyrelsen.Medlemmerne kan på forlangende få adgang til at se referaterne, dog redigeret så personfølsomme sager og informationer ikke indgår i henhold til §9 stk. 5 i vedtægterne.

Stk. 6 – Medlemmer af Birkespil må som udgangspunkt være til stede ved møderne.
Disse har dog ikke tale- eller stemmeret, men kan høres hvis et eller flere bestyrelsesmedlemmer ønsker det. Menige medlemmer må dog ikke deltage ved møder indeholdende personsager.

§2. Møderne kan foregå både fysisk og via aftalt kommunikationsplatform online.

§3. Er vedkommende til stede, er formanden altid ordstyrer, men der kan vælges en anden. Er næstformanden til stede, udvælger denne til hvert bestyrelsesmøde en referent, da næstformanden har ansvar for dokumentation ved møder.

Tavshedspligt og virke  

§4. Møder, der omhandler personfølsomme sager, er omfattet af tavshedspligt, men ellers er mødereferat og omtale af møderne ikke omfattet af tavshedspligt.

§5. Den stemmeberettigede del af bestyrelsen skal tilbyde at høre sagen fra begge sider, men forbeholder sig retten til at vurdere, hvornår de har hørt nok fra begge sider. Til behandlingen og afgørelsen i den pågældende sag, er det kun den stemmeberettigede del af bestyrelsen, der må være til stede.

Forventninger til bestyrelsens medlemmer  

§6. Bestyrelsen tilstræber et sobert sprog under bestyrelsesmøder og anden kommunikation. Føler nogen at deres grænser overskrides, forelægges dette formanden, gerne med det samme. Formanden tager det til efterretning med eventuel opfølgende italesættelse på det indeværende eller følgende møde.

§7. Kommunikation uden for bestyrelsesmøder foregår via gældende foreningsrelevant  

kommunikationsplatform.

§8. Bestyrelsens medlemmer skal være bevidste om, at de udadtil danner fælles front, selvom der kan være uenigheder om udfaldet af afstemninger og lignende skal man som bestyrelsesmedlem udvise troskab mod bestyrelsens beslutninger.

Økonomi i Bestyrelsen  

§9. Bestyrelsesarbejdet er frivilligt og honoreres ikke, ej heller udbetales der kørepenge, diæter mm.

§10 Indkøb på mellem 0,00kr – 250,00 kr. skal godkendes af kassereren. Indkøb fra 250,00 kr. og op skal godkendes af et flertal i bestyrelsen.  

Tegningsret samt rollefordeling  

§11. Som det fremgår af vedtægterne (§9 stk. 1)  er foreningens tegningsret hos formanden, og denne er dermed den eneste der kan underskrive på bestyrelsens og dermed foreningens vegne.

§12 Formanden har til ansvar at sørge for at foreningens vedtægter og forretningsorden bliver fulgt bedst muligt og ved tvivlsspørgsmål stille disse til bestyrelsen. Ydermere har formanden til opgave at sikre at der er både ordstyrer og referent til generalforsamlinger og bestyrelsesmøder.

Stk. 1 Næstformanden skal træde i formandens sted hvis formanden ikke er til stede (ferie, sygdom mm.) og har til opgave at sørge for at alle administrative opgaver bliver udført.

Stk. 2 Kassereren har til opgave at: opkræve kontingent, betale regninger, refundere udgifter, holde styr på birkespils pengemæssige beholdninger, administrere økonomiske bilag, lave almindelig bogførsel, lave budget og regnskab på bestyrelsens vegne, holde kontakt til foreningens revisor og holde bestyrelsen opdateret om økonomien.

Stk. 3. Alle opgaver som ikke er beskrevet her skal bestyrelsen sørge for bliver uddelegeret på passende vis.

Intern og ekstern Kommunikation  

§13. Alle beslutninger der tages i foreningen deles med medlemmerne via relevant kommunikationsplatform.

§14. Udtalelser til kommunen, fonde og andre eksterne samarbejdspartnere påhviler som udgangspunkt  formanden, med undtagelse af pengesager som henligger under Kasseren.

§15. Bestyrelsen må udtale sig frit på lukkede fora i foreningen, med hensyn til den altid gældende tavshedspligt vedrørende personsager.

§16. Bestyrelsen må udtale sig til pressen såfremt det er i overensstemmelse med foreningens formål og virke, og med hensyn til gældende tavshedspligt i personfølsomme sager. Undtagelser herfor kun ved skriftlig tilladelse fra den samlede bestyrelse.

Udmeldelse og eksklusion  

§17.

Stk. 1 – Til gyldig udmeldelse kræves, at den sker skriftligt til foreningens e-mail, og at det pågældende medlem har betalt sit kontingent frem til den dag, hvorfra udmeldelsen har virkning. Medlemmet, der melder sig ud, har krav på at få en skriftlig bekræftelse fra kasseren.

Stk. 2 – Når et medlem er i kontingentrestance ud over 2 måneder, kan bestyrelsen med mindst 14 dages varsel, ekskludere vedkommende.

Stk. 3 – Ingen, der er udelukket af foreningen på grund af kontingentrestance, kan optages på ny som medlem før vedkommende har betalt sin restance.

Stk. 4 – Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, hvis særlige forhold giver anledning dertil. Bestyrelsens beslutning herom kræver dog, at samtlige af bestyrelsens medlemmer har stemt for eksklusionen.

Stk. 4a – Er medlemmet i bestyrelsen, kræver det kun at samtlige af de resterende bestyrelsesmedlemmer stemmer for eksklusionen.

Stk. 4b – Vedkommende skal, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse, have haft lejlighed til at fremføre sit forsvar.

Stk. 4c Vedkommende kan kræve at spørgsmålet om eksklusion afgøres på førstkommende generalforsamling. Dog er medlemmet bortvist indtil generalforsamlingen.

Stk. 5 – Endelig kan et medlem ekskluderes når det, efter forslag fra mindst halvdelen af medlemmerne, vedtages på en generalforsamling.

Stk. 6 – I alle tilfælde, hvor en eksklusion skal behandles på foreningens generalforsamling, har vedkommende krav på at få meddelelse herom til samme varsel som indkaldelsen til generalforsamlingen afholdelse (§6 stk. 5 i vedtægterne), ligesom han har adgang til denne med ret til at forsvare sig.

Stk. 6a – Spørgsmålet om eksklusion skal behandles som et selvstændigt punkt på dagsordenen.

Stk. 6b – Generalforsamlingens beslutning om eksklusion kræver 2/3 opbakning.Stk. 6c – Et medlem, der er ekskluderet i henhold til en generalforsamlingsbeslutning, kan kun optages som medlem ved en ny generalforsamlingsbeslutning.